MANUAL DE EXCEL
Microsoft Excel es un programa para realizar cálculos de tipo matemático,estadístico, financiero, lógico, etc. Este programa pertenece a la Suite Ofimática deMicrosoft Office. Está clasificado como una Hoja de Cálculo en donde se puedenelaborar documentos tales como:- Facturas de Venta- Cotizaciones- Nómina de Empleados- Tablas Financieras- Cuadros Estadísticos- Listados Ordenados Alfabéticamente- Formatos para Documentos de la Empresa- Gráficos estadísticos basados en los datos- Y muchas cosas más…Este programa le permitirá realizar cálculos en forma automatizada por medio deFórmulas y Funciones predeterminadas lo cual le ayudará a agilizar los procesos decálculo que requiera de forma fácil y rápida.La hoja de cálculo se ve como una cuadrícula conformada por filas y columnas en lascuales podrá colocar información o realizar operaciones de tipo matemático.TERMINOS COMUNES EN LA HOJA DE CÁLCULO Libro: Se denomina Libro al conjunto de Hojas de Cálculo. Un libro es un archivo de Excel. Hoja: Es un arreglo de filas y columnas que tiene el aspecto de una cuadricula o planilla. Fila: Cada una de las disposiciones horizontales dentro de la Hoja de Cálculo y se identificanpor un número. Columna: Cada una de las disposiciones verticales dentro de la Hoja de Cálculo y seidentifican por una letra. Celda: Es la intersección de una columna con una fila. Se identifican mencionando la letrade la columna y el número de la fila. Por ejemplo: B5. Rango: Es un conjunto de celdas que se encuentran seleccionadas y agrupadas en formarectangular. Se hace referencia a un rango nombrando su celda superior izquierda, seguidapor dos puntos (:) y luego por su celda inferior derecha. Dato: Es cualquier información no elaborada. Puede ser un texto, un número, una fecha,etc.Fórmula: Expresión matemática que involucra referencias de celda y que devuelven unresultado. Toda fórmula debe empezar con el signo igual (=). Función: Es una expresión que tiene un nombre seguido de un paréntesis dentro de loscuales se pueden colocar los argumentos de dicha función. Un argumento puede ser unaserie de datos separados por comas (o punto y coma) o un rango de celdas. Las funcionestambién retornan un resultado y deben empezar con el signo igual (=). Por ejemplo:=SUMA(C7:C20) Encabezado: Es cada uno de los nombres que aparecen en cada columna donde hayan datos. Etiqueta: Es una serie de nombres o valores que hacen parte de la primera columna de una hoja de cálculo. Tabla: Es el conjunto de columnas y filas que contienen una información relacionada. Cursor oPuntero: Es un señalizador dentro de la hoja de cálculo y tiene la forma de una cruz.
viernes, 11 de septiembre de 2009
CREAR UN LIBRO NUEVO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Clic en la opción Nuevo
3. En el panel de tareas haga clic en Libro en blancoOtra forma…Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas
ABRIR UN LIBRO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Abrir…
3. En la Lista “Buscar en” haga clic en la flecha para buscar otras ubicaciones
4. Abra la unidad y/o carpeta donde se encuentra el archivo
5. Seleccione el archivo que desea abrir
6. Haga clic en el botón abrirOtra forma…Oprima el botón abrir de las barras de herramientas y repita los pasos 3 en adelante.
GUARDAR UN LIBRO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Guardar como…
3. En la Lista “Guardar en” haga clic en la flecha para buscar otras ubicaciones
4. Abra la unidad y/o carpeta donde desea guardar el archivo
5. Escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto “Nombre”6. Haga clic en el botón GuardarOtra forma…Oprima el botón guardar de las barras de herramientas y repita los pasos 3 enadelante.Nota: Cuando desee grabar nuevamente solo tiene que oprimir el botón Guardar delas barras de herramientas.
IMPRIMIR UN ARCHIVO
1. Asegúrese de tener la impresora conectada y prendida.
2. Haga clic en el menú Archivo
3. Clic en la opción Imprimir
4. Defina la impresora, páginas a imprimir y cantidad de copias si es necesario
5. Clic en el botón
ImprimirVISTA PRELIMINAR
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Vista preliminar
3. Observe la hoja y ajuste el Zoom
4. Clic en el botón Cerrar para volver al documento
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Clic en la opción Nuevo
3. En el panel de tareas haga clic en Libro en blancoOtra forma…Haga clic en el botón Nuevo de la barra de herramientas
ABRIR UN LIBRO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Abrir…
3. En la Lista “Buscar en” haga clic en la flecha para buscar otras ubicaciones
4. Abra la unidad y/o carpeta donde se encuentra el archivo
5. Seleccione el archivo que desea abrir
6. Haga clic en el botón abrirOtra forma…Oprima el botón abrir de las barras de herramientas y repita los pasos 3 en adelante.
GUARDAR UN LIBRO
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Guardar como…
3. En la Lista “Guardar en” haga clic en la flecha para buscar otras ubicaciones
4. Abra la unidad y/o carpeta donde desea guardar el archivo
5. Escriba el nombre del archivo en el cuadro de texto “Nombre”6. Haga clic en el botón GuardarOtra forma…Oprima el botón guardar de las barras de herramientas y repita los pasos 3 enadelante.Nota: Cuando desee grabar nuevamente solo tiene que oprimir el botón Guardar delas barras de herramientas.
IMPRIMIR UN ARCHIVO
1. Asegúrese de tener la impresora conectada y prendida.
2. Haga clic en el menú Archivo
3. Clic en la opción Imprimir
4. Defina la impresora, páginas a imprimir y cantidad de copias si es necesario
5. Clic en el botón
ImprimirVISTA PRELIMINAR
1. Haga clic en el menú Archivo
2. Haga clic en Vista preliminar
3. Observe la hoja y ajuste el Zoom
4. Clic en el botón Cerrar para volver al documento
OPCIONES EN LAS CELDAS
INSERTAR DATOS EN CELDAS
1. Clic en la celda que recibirá el dato
2. Escriba el dato (números, caracteres, etc.) y presioneINSERTAR FÓRMULA O FUNCIÓN EN
UNA CELDA
1. Clic en la celda que recibirá la fórmula o función
2. Escriba el signo igual (=) antes de la fórmula o función
3. Escriba la fórmula o función.(Ej. =C5+D7 ó =SUMA(A1:A3) )4. PresioneBORRAR DATOS, FÓRMULAS O FUNCIONES EN CELDAS
1. Clic en la celda respectiva
2. Presione la tecla Supr (suprimir)
3. Clic en Aceptar
SELECCIONAR VARIAS CELDAS (RANGOS)
1. Clic en la celda inicial
2. Presione las teclas SHIFT + FLECHAS y señale las celdas que conforman el rango
3. También puede seleccionar rangos de celdas arrastrando con el mouse sobre elrango deseado
COPIAR FORMULAS O FUNCIONES
1. Clic en la celda que contiene la fórmula o función
2. Clic en Copiar (Ctrl + C)
3. Seleccione el rango donde desea dejar la copia de la fórmula o función
1. Clic en la celda que recibirá el dato
2. Escriba el dato (números, caracteres, etc.) y presioneINSERTAR FÓRMULA O FUNCIÓN EN
UNA CELDA
1. Clic en la celda que recibirá la fórmula o función
2. Escriba el signo igual (=) antes de la fórmula o función
3. Escriba la fórmula o función.(Ej. =C5+D7 ó =SUMA(A1:A3) )4. PresioneBORRAR DATOS, FÓRMULAS O FUNCIONES EN CELDAS
1. Clic en la celda respectiva
2. Presione la tecla Supr (suprimir)
3. Clic en Aceptar
SELECCIONAR VARIAS CELDAS (RANGOS)
1. Clic en la celda inicial
2. Presione las teclas SHIFT + FLECHAS y señale las celdas que conforman el rango
3. También puede seleccionar rangos de celdas arrastrando con el mouse sobre elrango deseado
COPIAR FORMULAS O FUNCIONES
1. Clic en la celda que contiene la fórmula o función
2. Clic en Copiar (Ctrl + C)
3. Seleccione el rango donde desea dejar la copia de la fórmula o función
FORMATO DE HOJAS DE CALCULO
COLOCAR Ó QUITAR NEGRILLA/CURSIVA/SUBRAYADO
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el botón [N] / [K] / [S] de la barra de herramientas respectivamente
.3. Clic fuera de la selección o mover las flechas
4. N = Negrita; K = Cursiva; S = SubrayadoCAMBIAR
FUENTE (TIPO DE LETRA)
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el menú de lista Nombre de fuente de la barra de herramientas
3. Elegir fuente deseada (p. ej. Arial)
4. Clic fuera de la selección o mover las flechas
CAMBIAR TAMAÑO (TAMAÑO DE LETRA)
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el menú de lista Tamaño de fuente de la barra de herramientas
3. Elegir el tamaño deseado (p. ej. 14)
4. Clic fuera de la selección o mover las flechas
ALINEAR DATOS EN CELDAS
1. Clic en la celda respectiva
2. Presione los botones de alineación Izquierda, Centrado, Derecha o Justificadode la barra de herramientas
APLICAR FORMATO A NÚMEROS
1. Clic en la celda o seleccione el rango de celdas
2. Clic en los botones de Formato numérico de la barra de herramientas (Moneda,Porcentual, Millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales).
3. Clic en una celda fuera de la selección o mueva las flechas
APLICAR BORDES A TABLAS DE DATOS
1. Seleccione el rango de celdas respectivo
2. Clic en el botón Bordes de la barra de herramientas
3. Elija el estilo de borde deseado
4. Clic en una celda fuera de la selección o mueva las flechas
CENTRAR UN TÍTULO EN VARIAS CELDAS
1. Seleccionar el rango de celdas
2. Clic en el botón “Combinar y centrar” de la barra de herramientas
3. Nota: Se debe centrar fila por fila cuando se trate de varias filas
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el botón [N] / [K] / [S] de la barra de herramientas respectivamente
.3. Clic fuera de la selección o mover las flechas
4. N = Negrita; K = Cursiva; S = SubrayadoCAMBIAR
FUENTE (TIPO DE LETRA)
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el menú de lista Nombre de fuente de la barra de herramientas
3. Elegir fuente deseada (p. ej. Arial)
4. Clic fuera de la selección o mover las flechas
CAMBIAR TAMAÑO (TAMAÑO DE LETRA)
1. Seleccionar celda o rango de celdas
2. Clic en el menú de lista Tamaño de fuente de la barra de herramientas
3. Elegir el tamaño deseado (p. ej. 14)
4. Clic fuera de la selección o mover las flechas
ALINEAR DATOS EN CELDAS
1. Clic en la celda respectiva
2. Presione los botones de alineación Izquierda, Centrado, Derecha o Justificadode la barra de herramientas
APLICAR FORMATO A NÚMEROS
1. Clic en la celda o seleccione el rango de celdas
2. Clic en los botones de Formato numérico de la barra de herramientas (Moneda,Porcentual, Millares, Aumentar decimales, Disminuir decimales).
3. Clic en una celda fuera de la selección o mueva las flechas
APLICAR BORDES A TABLAS DE DATOS
1. Seleccione el rango de celdas respectivo
2. Clic en el botón Bordes de la barra de herramientas
3. Elija el estilo de borde deseado
4. Clic en una celda fuera de la selección o mueva las flechas
CENTRAR UN TÍTULO EN VARIAS CELDAS
1. Seleccionar el rango de celdas
2. Clic en el botón “Combinar y centrar” de la barra de herramientas
3. Nota: Se debe centrar fila por fila cuando se trate de varias filas
GENERAR UN GRAFICO CON BASE EN LOS DATOS
GENERAR UN GRAFICO CON BASE EN LOS DATOS
1. Seleccionar toda la tabla de datos excepto las filas y/o columnas que sean elresultado de cálculos acumulados. (No incluya las filas o columnas que sean elresumen de las anteriores, p. ej. Suma, Promedio, etc.)
2. Clic en Insertar
3. Clic en Gráfico
4. Siga los pasos del asistente para gráficos:
5. Paso 1: Elegir tipo y subtipo de gráfico
6. Paso 2: Confirme el rango y serie de datos
7. Paso 3: Defina otras opciones del gráfico (Titulo, líneas de división, rótulos,etc.)
8. Paso 4: Defina la ubicación del gráfico (p. ej. En una hoja nueva)
9. Finalizar
1. Seleccionar toda la tabla de datos excepto las filas y/o columnas que sean elresultado de cálculos acumulados. (No incluya las filas o columnas que sean elresumen de las anteriores, p. ej. Suma, Promedio, etc.)
2. Clic en Insertar
3. Clic en Gráfico
4. Siga los pasos del asistente para gráficos:
5. Paso 1: Elegir tipo y subtipo de gráfico
6. Paso 2: Confirme el rango y serie de datos
7. Paso 3: Defina otras opciones del gráfico (Titulo, líneas de división, rótulos,etc.)
8. Paso 4: Defina la ubicación del gráfico (p. ej. En una hoja nueva)
9. Finalizar
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